Закрытие финансового года. Юридический чек-лист

Декабрь у бухгалтерии - закрытие года и подготовка к отчётности. У юриста тоже есть свой годовой чек-лист, и его игнорирование переносит проблемы на новый год в виде истёкших полномочий, забытых обязательств и пропущенных сроков.

Инвентаризация договоров

Полный реестр действующих договоров пересматривается раз в год минимум. Цель - понять, что заканчивается, что автоматически пролонгируется, что нужно расторгнуть, что переподписать.

По каждому договору проверяется:

• срок действия и условия пролонгации
• наличие подписанных приложений и допсоглашений
• актуальность реквизитов сторон
• актуальность ответственных лиц
• цены и индексация
• объёмы и фактическое исполнение

Особое внимание - договорам с автоматической пролонгацией. Контрагент, к которому остались вопросы, продолжит сотрудничество ещё на год, если до конца декабря не направить уведомление о расторжении.

Если за год накопились договоры с СНГ или другие нестандартные, отдельно проверьте валютные оговорки и подсудность - могло измениться законодательство.

Сверка расчётов

Акты сверки с ключевыми контрагентами - это не только бухгалтерский, но и юридический инструмент. Подписанный акт сверки прерывает срок исковой давности по обязательствам, признанным в нём.

Что делать:

• запросить акты сверки у всех контрагентов с оборотом выше существенного порога
• проверить, чтобы сверки были подписаны обеими сторонами
• задокументировать расхождения и направить претензии до конца года
• по спорным позициям - оценить перспективы судебного взыскания

Не подписанная вторая сторона - повод задуматься, признаёт ли контрагент долг.

Ревизия доверенностей

Доверенности, выданные сотрудникам, подрядчикам, представителям, имеют срок и теряют силу. К концу года накапливается набор бумаг разной степени актуальности.

Проверьте:

• список выданных доверенностей за все годы
• срок каждой
• объём полномочий
• ситуации, когда полномочия по доверенности шире, чем нужно сейчас
• доверенности уволенным сотрудникам - отозваны ли формально
• доверенности с правом передоверия

Все неактуальные доверенности - отозвать. Отзыв оформляется и доводится до сведения третьих лиц, которым ранее предоставлялась доверенность. Без уведомления отзыв формально действует, но создаёт риск для добросовестных третьих лиц.

Отдельно - МЧД. Машиночитаемые доверенности тоже имеют сроки, и их актуальность нужно отслеживать в реестре ФНС.

Проверка электронных подписей

КЭП руководителя и сотрудников выдаётся на ограниченный срок (обычно год-полтора). Истёкшая подпись делает невозможной отправку отчётности, подписание договоров через ЭДО, работу с госуслугами.

Декабрьский чек-лист по ЭП:

• срок каждого активного сертификата
• какие истекают в первом квартале нового года
• порядок продления и получения новых
• ответственный за процесс
• какие сотрудники имеют доступ к КЭП руководителя и зачем
• запланирована ли смена руководителя в новом году (тогда подпись будет переоформляться)

Подробно про специфику подписи руководителя - в материале о ЭП руководителя.

Корпоративные процедуры

Раз в год нужно проверить корпоративную сторону:

• состав участников и его соответствие ЕГРЮЛ
• полномочия единоличного исполнительного органа (срок не истёк)
• наличие протоколов собраний по обязательным вопросам
• одобрение крупных сделок и сделок с заинтересованностью за год
• актуальность устава с учётом изменений законодательства
• регулярность проведения собраний участников

В компании с несколькими собственниками годовое собрание по итогам года обязательно. Без него возникают основания для оспаривания решений и для корпоративных конфликтов.

Кадровые документы

• трудовые договоры со всеми работающими
• актуальные должностные инструкции
• ознакомление сотрудников с локальными актами под подпись
• отпускной график на новый год
• проверка соблюдения квоты по приёму отдельных категорий работников
• кадровый ЭДО (если внедрён) - проверка корректности оформления

Регуляторные обязательства

• лицензии и разрешения - срок и условия продления
• обязательная отчётность (Росстат, отраслевые ведомства)
• членство в СРО, если применимо
• сертификация продукции
• регистрация в Роскомнадзоре по обработке персональных данных
• актуальность политики обработки персональных данных

Налоговые риски

Параллельно с бухгалтерским закрытием стоит провести юридическую переоценку налоговых рисков по итогам года:

• крупные сделки с признаками риска
• операции внутри группы компаний
• работа с самозанятыми и ИП на регулярной основе (риск переквалификации)
• структура взаимозависимых лиц
• остатки на счетах и операции под валютный контроль

Подготовка к новому году

В дополнение к закрытию текущего:

• проверка типовых договоров на соответствие новым нормам, вступающим с 1 января
• обновление шаблонов с учётом изменений в законодательстве по поставкам
• актуализация политик (по защите ПДн, антимонопольной, по ИИ)
• бюджет юридического направления на год
• план обучения ключевых сотрудников

Годовой чек-лист занимает 5-10 рабочих дней в декабре и снимает большую часть рутинных проблем первого квартала. Без него январь начинается с «вы знали, что у нас вчера истекло...» и аналогичных открытий.