Налоговая проверка: первые 48 часов

Решение о проведении выездной налоговой проверки вручается под подпись. С этого момента у вас есть очень короткий период, чтобы организовать защиту. Не противодействие проверке, а именно защиту: подготовить документы, проинструктировать сотрудников, ограничить доступ к лишнему.

Час 1: фиксация и оповещение

Сделайте копию решения о проведении проверки. В нём указано: период проверки, проверяемые налоги, состав группы, срок (обычно 2 месяца с возможностью продления).

Сразу позвоните юристу и главному бухгалтеру. Если есть внешний налоговый консультант - ему тоже. Не ждите утра следующего дня. Параллельно ознакомьтесь с практикой по дроблению бизнеса - один из самых частых поводов для доначислений.

Часы 2-6: периметр документов

Определите, какие документы за проверяемый период физически находятся в офисе и на серверах. Что-то может быть в архиве, что-то у бухгалтера-аутсорсера, что-то на личных флешках сотрудников.

Не уничтожайте ничего. Уничтожение или сокрытие документов в период проверки - отдельное основание для штрафа и квалифицирующий признак умысла. Но и не выкладывайте всё сразу на стол. Инспектор истребует то, что ему нужно, отдельным требованием. До требования у вас нет обязанности предоставлять.

Часы 6-12: инструктаж сотрудников

Объясните бухгалтерии, менеджерам, секретарю:

• Любые вопросы инспекторов фиксируются в письменном виде. Устные диалоги не ведутся.
• Документы передаются только по официальному требованию с описью.
• Доступ к программам учёта и архивам - через одно лицо (главбух или специально назначенный сотрудник).
• О вызове на допрос немедленно сообщать руководству и юристу.

Сотрудник, которого вызвали на допрос, имеет право на представителя. О том, как вести себя на допросе и какие у вас права, мы напишем отдельно. Базово: спокойно отвечать по фактам своей зоны ответственности, не додумывать за других, при сомнениях ссылаться на ст. 51 Конституции.

Часы 12-24: ревизия рисков

Сядьте с юристом и бухгалтером и пройдитесь по проверяемому периоду:

• Крупные сделки с разовыми контрагентами.
• Платежи в адрес ИП и самозанятых, которые могут быть переквалифицированы. Эта тема подробно у нас в материале о переквалификации на этапе проверки контрагента.
• Дробление: связанные ООО, ИП родственников, искусственное распределение выручки.
• НДС-цепочки с разрывами.
• Займы между связанными лицами.

Цель - понимать, где именно инспектор будет искать. Это позволит готовить позицию заранее, а не реагировать постфактум.

Часы 24-36: коммуникации с инспекцией

Назначьте одного представителя, который ведёт весь диалог. Не должно быть ситуации, когда инспектор обращается к разным сотрудникам и получает противоречивые ответы.

Все требования о предоставлении документов получайте под подпись или через ТКС. Не подписывайте требования с открытой датой или без перечня запрошенных документов. Срок на ответ - 10 рабочих дней с момента получения. Если объём большой, просите продления.

Часы 36-48: предварительный аудит позиции

С налоговым консультантом проведите экспресс-оценку:

• По каким эпизодам позиция сильная, по каким слабая.
• Какие документы нужно восстановить или подтвердить.
• Есть ли смысл уточнить декларации до начала глубокой проверки (для исключения уголовной ответственности по статьям о неуплате налогов).
• Когда уточнение даст эффект, а когда сыграет против.

Параллельно следите за развитием практики по субсидиарной ответственности - в нынешних реалиях налоговое доначисление часто перерастает во взыскание с руководителя или собственника лично.

Что не делать

• Не вступать в неформальные диалоги с инспекторами «по человечески».
• Не передавать документы без описи.
• Не разрешать сотрудникам общаться с проверяющими в одиночку.
• Не давать доступ к 1С и почте «временно посмотреть».

Первые 48 часов задают тон всей проверки. Если вы с самого начала ведёте дело строго по процедуре, инспектор работает в рамках закона. Если позволяете вольности, к концу проверки получаете акт с доначислениями, которые потом сложно оспаривать.